כל אותם תהליכים שנעשים בעסק בקביעות, שחוזרים על עצמם, יכולים להתבצע באופן אוטומטי. תהליכים בביצוע אוטומטי יהיו מהירים ויעילים יותר, ויכולות להתווסף עליהם אפשרויות שאינן זמינות למבצע ידני
מפעולה ידנית לאוטומטית
הקמה של מערכת אוטומציה עסקית מותאמת לעסק, מעבירה את כל הפעולות שהן חיוניות אבל אינן מצריכות שיקול דעת ומחשבה – מהאנשים אל המערכת. כאשר מתקיים התנאי שהגדרתם – הצטרפות לרשימה, רכישה, בקשת מידע וכד' – יתבצעו הפעולות שהוגדרו מראש, בהתאם לסיטואציה.
כך ניתן לשלוח חשבונית, מייל עם מידע, הודעה קצרה, הפניה לשירות פרטני. האוטומציה העסקית מותאמת לשלבי העבודה שלכם, כך שניתן גם להגדיר שורה של פעולות אוטומטיות, וגם באילו מקרים הלקוח יופנה אל מחוץ למערכת האוטומטית אל מענה אנושי.
תפירה של שירות אישי
האוטומציה מאפשרת לתזמן פעולות, להתאים אותן ללקוח לפי נתוניו ולהגיב למאפייני הלקוח: ניתוח התנהגות של קהל היעד יבוא לשימוש פרקטי בהגדרת האוטומציות המתאימות לכל אחד – אופן הפנייה, התאמת המסרים, תדירות יצירת הקשר, מהירות התגובה.
תרצו לדעת יותר על הלקוחות שלכם? שימוש באוטומציה עסקית ייתן לכם נתונים ברורים שלאסוף אותם ידנית ייקח זמן: מהיכן מגיעים הלקוחות, מה הם נוהגים לשאול, איזו צורת תקשורת מניבה את התוצאות הטובות ביותר. וגם כמובן, לזהות שלקוח קבוע שינה את דגם התקשורת איתכם ולהגיב בהתאם.
חיסכון במשאב החשוב ביותר – האנושי
העברת הפעולות המתאימות לאוטומציה, תאפשר לאנשי הצוות לעסוק במה שבאמת משמעותי להתקדמות ולמטרות של העסק ותנצל את היכולת שלהם טוב יותר מאשר, למשל, לתזמן פוסטים ברשתות חברתיות או להוציא חשבוניות ידניות ולעדכן אקסלים.
שלא כאנשי הצוות, אתם בהחלט יכולים לצפות מהאוטומציה העסקית להיות בקשר עם הלקוחות בכל זמן, לשלוח במהירות את המידע שהחלטתם שמתאים לפניה מהסוג שהגיעה, לעקוב אחר הצעות המחיר, התשובות וכו'. הצוות האנושי יהפוך להיות צוות חושב ויוזם, ולא צוות מעתיקי-נתונים איטיים.
יש בלגן? אין!
האם ניהול רשימות התפוצה, תיוק הקבצים והזנת הנתונים שלכם מדויקים? כמה פעמים טעות הקלדה שיבשה פעילות? כלים לאוטומציה עסקית לא רק יחסכו לעסק שלכם זמן, אלא גם יבצעו את העבודות המונוטוניות ללא טעויות העתקה, קשיי ריכוז או תלונות על שעמום. היעילות של העברת המידע בין המערכות השונות, חשבוניות ורואה החשבון למשל, גם גדלה וגם נהיית מדויקת יותר. הגדרות ברורות פעם אחת – וכל מערכת המעקב והתיוק מסודרת עבורם לשליפה מהירה של מידע.
סיכום
האם תעדיפו לבצע תרגיל חשבוני על נייר או במחשבון? האוטומציה עושה את אותם הדברים שהצוות מבצע, אבל מספקת את המהירות והדיוק הדרושים לעסק, ובכך הופכת את כל אותם היבטים שעוברים לאוטומט – ליעילים יותר. תופתעו לדעת כמה גדול היקף הפעילות שניתן להעביר לתהליכים אוטומטיים, וכל התייעלות תשפיע, כמובן, גם על שורת הרווח.
